Algemeen

Beter Bed Holding kent ten behoeve van de beheersing van risico’s de volgende, algemene beheersmaatregelen:

De organisatie hanteert een matrix, waarin risico’s, de (financiële) impact ervan, de kans van optreden, de beheersmaatregelen en de te ondernemen acties worden beschreven. Deze matrix wordt tweemaal per jaar geactualiseerd en behandeld in de Auditcommissie. De belangrijkste punten hiervan worden gerapporteerd aan de Raad van Commissarissen. De risico’s zijn ingedeeld in de categorieën Financieel, Strategisch/Operationeel, Bestuur en Management, Juridisch, Maatschappij, Informatie en Fiscaal.

In de jaarlijkse budgetcyclus wordt vastgesteld welke kansen en bedreigingen Beter Bed Holding voor de Groep als geheel en voor de individuele ondernemingen onderkent op conjunctureel, strategisch en commercieel vlak. Het door de Directie van Beter Bed Holding opgestelde budget wordt besproken met en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen.

Alle bedrijfsonderdelen (in binnen- en buitenland) rapporteren maandelijks de behaalde financiële resultaten (omzet, marge, kosten en bedrijfsresultaat) en de financiële positie aan de groep. Deze rapportages worden maandelijks door de Directie van Beter Bed Holding met de diverse managementteams besproken. Op deze wijze wordt direct toezicht gehouden op de diverse bedrijfsactiviteiten. Ten aanzien van de diverse rapportages wordt gestreefd naar verregaande uniformiteit in functie van doelmatigheid. De administratieve vastlegging van de bedrijfsactiviteiten geschiedt binnen de (reeds geruime tijd in de organisatie operationele) SAP (ERP)-omgeving.

De werking van de administratieve organisatie en de interne controle wordt jaarlijks door de externe accountant beoordeeld in het kader van de controle van de jaarrekening. De bevindingen van de controle worden door de externe accountant zowel met de Directie, alsook buiten aanwezigheid van de Directie met de Raad van Commissarissen besproken.

De belangrijkste risico’s voor Beter Bed Holding en de aan haar verbonden werkmaatschappijen zijn de volgende:

Financieel

Het grootste financiële risico bestaat in het niet realiseren van de gebudgetteerde omzetten en (daarmee) de geplande cashmarges, met name als gevolg van veranderingen in het consumentengedrag in reactie op wijzigende, economische omstandigheden. Ter beheersing van dit risico worden de omzetten en orderintake per formule op dagelijkse basis gerapporteerd. Wekelijks worden daar gegevens omtrent gerealiseerde marges, bezoekersaantallen, conversie en bonbedragen aan toegevoegd en van commentaar voorzien.

Op basis van de analyses worden aanpassingen doorgevoerd in de inzet van marketingmiddelen, waaronder prijsbeleid en de inzet van reclame. Ook worden periodiek de kostenbudgetten beoordeeld en waar nodig bijgesteld. Daarnaast wordt gebruikgemaakt van (macro-)economische informatie vanuit de markt met inbegrip van branchespecifieke rapporten. Onder risico's in de toelichting algemeen van de jaarrekening wordt nader ingegaan op een aantal specifieke, aan de normale bedrijfsvoering verbonden financiële risico’s. Ook is een gevoeligheidsanalyse ten aanzien van deze risico’s opgenomen.

Strategisch/Operationeel

De strategische risico’s betreffen met name wijzigende markt- en concurrentieverhoudingen, waarbij de opkomst van nieuwe businessmodellen vanuit een e-commerceperspectief nadrukkelijk aandacht vragen. Beter Bed Holding speelt daar op diverse manieren op in. Op basis van veelvuldig, uitgebreid en gedegen consumentenonderzoek, marktinformatie en concurrentieanalyse wordt de positionering, het productaanbod, de prijsstelling en het serviceniveau van de formules in de eigen markt(en) voortdurend aangescherpt. Daarnaast volgt de onderneming een per land uitgewerkte en op de wensen van de consument afgestemde proactieve omni-channel strategie, waarbij nadrukkelijk een rol is weggelegd voor de winkels in combinatie met eigen online webshops en waar mogelijk strategische webpartners. 

In operationele zin vormt de mogelijke discontinuïteit van bedrijfsvoering door (strategische) leveranciers een risico. Om dit risico in te perken, gelden intern afspraken omtrent het maximale omzetaandeel dat een individuele leverancier binnen de groep kan hebben. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats op het hoogste managementniveau (CEO) met de belangrijkste leveranciers. Ook past de organisatie een uitgebreid systeem van leveranciersmanagement toe, waardoor er continu zicht is op de prestaties van individuele leveranciers en er al in een vroeg stadium signalen kunnen worden opgevangen van potentiële problemen bij leveranciers. Tot slot is van belang te melden, dat in principe (het aanbod van) iedere leverancier binnen aanvaardbare tijd te vervangen is.

In 2014 heeft Beter Bed leveringsproblemen ondervonden doordat één leverancier haar productiefaciliteit verloor bij overstromingen in Bosnië. Naar aanleiding daarvan zijn de leveranciersvoorwaarden verder aangescherpt op het gebied van uitwijk- en fallbackscenario’s en verzekeringsvoorwaarden.

Ook productaansprakelijkheid vormt een wezenlijk onderdeel van het risicoprofiel van de groep. Hoewel de Beter Bed Holding-formules zelf geen producten voortbrengen, onderkennen zij wel de noodzaak dat deze producten voldoen aan de eraan te stellen eisen.

In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hanteert Beter Bed Holding derhalve strikte eisen op het gebied van leveranciersgedrag en groeit het aandeel producten in de gevoerde assortimenten, dat aan strenge testen is onderworpen, jaar op jaar.

Voor de levering van goederen aan haar klanten is Beter Bed (in Nederland) afhankelijk van haar eigen (drie) distributiecentra. Ingeval van een calamiteit in één van deze centra wordt de levering vanuit de andere twee verzorgd. Daarmee wordt het risico van niet kunnen leveren tot een minimum beperkt. Daarnaast heeft ieder distributiecentrum een eigen bedrijfscontinuïteitsplan.

Informatie en informatiesystemen

Het niet beschikbaar hebben van de kernsystemen (kassasysteem, voorraadbeheer- en goederenbesturingssysteem) alsmede het niet kunnen beschikken over betrouwbare gegevens (integriteit) wordt onderkend als potentiële risicogebieden. Ter beheersing van deze risico’s is de IT-architectuur zodanig ingericht, dat de kassasystemen lokaal (standalone) kunnen werken en van de gegevens van alle backofficesystemen permanent back-ups worden gemaakt, zodat ingeval van een calamiteit de extern geplaatste IT-infrastructuur binnen een vanuit continuïteit vereiste termijn operationeel is. De integere werking van de systemen wordt bewaakt via toepassing van een eenduidige releasepolicy en strikte ‘change management’-procedures.

Fiscaliteit

In het kader van het 'horizontaal toezicht' heeft Beter Bed Holding een handhavingsconvenant met de Nederlandse Belastingdienst ondertekend. Op deze wijze wordt bereikt dat belastingkwesties in een open sfeer en op basis van volledige transparantie worden besproken. Ook rapporteert de Directie tweemaal per jaar de relevante belastingkwesties aan de Auditcommissie.

Rapportage van de accountant

In het kader van transparantie over de risicobeoordeling geeft de onderneming een overzicht van de belangrijkste overwegingen van de accountant met betrekking tot risico’s en de beheersing daarvan. Jaarlijks rapporteert Ernst & Young Accountants LLP als externe accountant haar bevindingen die worden besproken met de Raad van Bestuur respectievelijk Raad van Commissarissen. De externe accountant heeft onder meer de werking van het interne beheerssysteem getoetst alsmede de naleving van wet- en regelgeving, beide in het kader van en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. De accountant heeft aangegeven dat het niveau van de interne beheersing, inclusief de geautomatiseerde systemen gelijk is aan het niveau in 2013. De accountant geeft daarbij aanbevelingen voor verbeteringen in de formalisering van met name de controlemaatregelen rond de geautomatiseerde systemen. De externe accountant heeft gerapporteerd dat naar zijn oordeel het intern beheerssysteem, voor zover onderzocht in het kader van de jaarrekeningcontrole, in het verslagjaar voldoet aan de te stellen eisen om de geïdentificeerde risico’s te beheersen.